Жеке деректер КЕҰ жұмысының әр кезеңінде бірге жүреді: олар бағдарламаға қатысушыларды тіркейді, қызметкерлер мен еріктілерді басқарады, донорларға есеп береді, бенефициарлардың әңгімелері мен фотосуреттерін жариялайды.
Мұндай деректермен жұмыс істеу қазақстандық заңнамамен, соның ішінде «Дербес деректер және оны қорғау туралы» заңмен және Цифрлық кодекспен реттеледі.
Коммерциялық емес менеджер үшін бір ғана әрекетті (мысалы, келісім алуды) емес, ұйымдағы жеке деректердің бүкіл жолын көру маңызды.
Барлығы жинаудан басталады. Белгілі бір мақсат үшін қандай ақпарат шынымен қажет екенін анықтау маңызды. Тренингке қатысу үшін аты-жөні мен телефон нөмірі жеткілікті болса, жеке сәйкестендіру нөмірін (ЖСН) жинау қажет емес. Ұйым қажетсіз деректерді неғұрлым аз сақтаса, соғұрлым тәуекелдер азаяды.
Келесі қадам - пайдалану және сақтау. Адамдар өздерінің деректерін кім жинап жатқанын, не үшін қажет екенін, қалай пайдаланылатынын және кіммен бөлісетінін түсінуі керек. Ұйым ішіндегі ақпаратқа қол жеткізу де шектелуі керек: мысалы, қызметкерлерден олардың жұмысына қажет емес деректерді көруді талап етпеу керек.
Тасымалдау және жариялау ерекше назар аударуды қажет етеді. Фотосуреттер, бейнелер, бенефициарлардың әңгімелері, веб-сайттардағы немесе әлеуметтік желілердегі ақпарат — мұның барлығы жеке деректерді өңдеуді де қамтиды және белгіленген ережелерді сақтауды талап етеді.
Егер жеке тұлға өз деректерін өңдеуді немесе жоюды сұраса, ұйым мұндай сұрауды заң талаптарына сәйкес қарауы керек. Алайда, егер бұл үшін заңды негіздер болса, белгілі бір ақпарат сақталуы мүмкін.
Ақырында, деректер шексіз сақталмауы керек. Ол бұдан былай қажет болмағанда және оны жалғастыру үшін негіз болмаса, оны жою немесе анонимді ету керек.
ҮЕҰ үшін жеке деректердің қауіпсіздігі, ең алдымен, бенефициарлардың, еріктілердің және донорлардың сенім мәселесі болып табылады. Бірақ бұл да жауапкершілік мәселесі: Қазақстанда деректерді қорғау талаптары күшейіп барады, бұзушылықтар үшін айыппұлдар салынады және ұйым директоры жауапкершілікке тартылуы мүмкін.
Сондықтан деректерді қорғау келісім пішіміне қол қою ғана емес. Әрбір кезеңде тек қажет нәрсені жинау, ақпаратты мақсаты бойынша пайдалану, оны ағып кетуден қорғау және оны дереу жою немесе анонимдеу маңызды.