«КЕҰ-ларды цифрландыру» сериясының соңғы отырысында сарапшылар қазақстандық коммерциялық емес ұйымдардың электронды құжат айналымына қалай тиімді өтуі және жиі кездесетін қателіктерді болдырмауға болатынын талқылады.Көптеген адамдар сканерленген, мөрленген келісім-шарт толығымен жарамды электрондық құжат деп санайды. Шындығында бұл тек көшірме: оны кім қол қойғанын, қашан қол қойғанын немесе қандай да бір өзгерістер енгізілгенін анықтау үшін пайдалану мүмкін емес. Мұндай файл электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қойылғаннан кейін ғана заңды күшіне ие болады. Қазақстан заңнамасына сәйкес, ол қағаз түріндегі құжатқа тең және оны соттар, салық органдары, аудиторлар және донорлар мойындайды. Электрондық цифрлық қолтаңба не істейді және қол қою қалай жұмыс істейді? Электрондық цифрлық қолтаңба үш нәрсені жүзеге асырады: ол қол қоюшының жеке басын растайды, қол қоюдың нақты уақытын жазады және тұтастығына кепілдік береді: кез келген өзгерту қолтаңбаны жарамсыз етеді. Іс жүзінде, SIGEX қызметін пайдалана отырып, тараптар бір уақытта бір PDF файлына қол қояды. Нәтижесі – заңды күші бар жалғыз түпнұсқа. Даулар мен аудитте түпнұсқа болып есептелетін қағаз басып шығару емес, электронды файл. Әдетте сотқа келесі құжаттар ұсынылады: файлдың өзі, ажыратылған ЭЦҚ және оператордың қол қою хаттамасы. SIGEX – электрондық цифрлық қолтаңбаға арналған қазақстандық электрондық құжат айналымы қызметі. Ол қосымша бағдарламалық құралды орнатпай тікелей браузеріңізде келісімшарттар мен басқа құжаттарға қол қоюға мүмкіндік береді және күні мен уақыты көрсетілген қол қою хаттамасын автоматты түрде жасайды. Дәл осы жүйе арқылы дәріс барысында құжаттардың қауіпсіз алмасуы көрсетілді және Энго үкіметтік емес ұйымының кеңсесімен бірлесе отырып, ол құрудан бастап мұрағаттық сақтауға дейінгі толық циклді қамтиды.
Жалпы қателер және дұрыс сақтау. Ең жиі кездесетін тәуекелдер: келісімшартты WhatsApp хат алмасуына ауыстыру, тек қағаздардың сақталуына байланысты электронды түпнұсқаны жоғалту, ЭЦҚ кілтін басқа қызметкерлерге беру (заңды түрде барлық әрекеттерді кілт иесі орындайды). «Үш көшірме ережесі» өзіңізді қорғауға көмектеседі: құжаттарды жұмыс компьютерінде, бұлтта және сыртқы сақтық көшірме дискісінде сақтаңыз. Неліктен электрондық цифрлық қолтаңба жеткіліксіз? Қолтаңба заңды күшіне ие болу мәселесін қарастырады, бірақ ол цифрландыру қажеттілігін толық шешпейді. Құжаттар дайындалатын, бекітілген, бюджеттер мен жобалармен байланыстырылатын, бақыланатын және мұрағатталатын біртұтас орта қажет. Энго ҮЕҰ есептік жазбасы мен SIGEX комбинациясы осындай жан-жақты жүйені қамтамасыз етеді. Дәлелденген платформалар арқылы цифрлық қолтаңбасы бар электрондық келісім-шарттар жай ғана ыңғайлылық емес; олар сондай-ақ есеп беру, аудит және ықтимал даулар кезінде ашықтықты, тұрақтылықты және қорғауды қамтамасыз етеді. Бұл тәсіл ҮЕҰ-ға талапты донорлармен және мемлекеттік органдармен сенімді жұмыс істеуге көмектеседі.